Mendapat panggilan interview dari perusahaan incaran tentu bikin senang. Tapi setelah rasa senang itu lewat, muncul pertanyaan penting. Harus balas emailnya seperti apa supaya tetap terlihat profesional?
Cara kamu membalas email interview bisa jadi cerminan sikap dan kesiapanmu. HR akan menilai apakah kamu terlihat antusias, menghargai proses, dan bisa berkomunikasi dengan baik.
Di artikel ini, kamu akan belajar 7 cara membalas email panggilan interview dengan benar, lengkap dengan contoh email yang bisa kamu tiru.
1. Balas dalam 1×24 Jam
Respons cepat menunjukkan kamu menghargai proses rekrutmen. Tapi pastikan kamu sudah mengecek jadwal dan menulis email yang rapi sebelum kirim.
Kalau butuh waktu cek jadwal dulu, cukup kirim email konfirmasi awal. Misalnya:
2. Gunakan Bahasa Formal dan Profesional
Jangan balas email HR seperti membalas chat teman. Hindari bahasa santai seperti “noted ya kak” atau “oke siap”.
Contoh yang benar:
Terima kasih atas undangan interviewnya
Contoh yang salah:
3. Sebutkan Posisi yang Dilamar
HR mungkin sedang memproses banyak kandidat. Menyebut posisi yang kamu lamar akan membantu mereka mengingat kamu.
Misalnya:
4. Tulis Ulang Jadwal dan Platform Interview
Untuk menghindari miskom, ulangi jadwal, tanggal, dan platform interview di email balasan kamu.
Kalau jadwalnya tidak cocok, kamu bisa tawarkan alternatif:
5. Tunjukkan Antusiasme
Kamu bisa tambahkan kalimat yang menunjukkan bahwa kamu benar-benar menantikan proses ini.
6. Pastikan Email Kamu Rapi dan Lengkap
Gunakan struktur email yang rapi. Jangan lupa:
- Gunakan subjek email yang jelas.
- Penulisan rapi dan sopan.
- Cantumkan nama lengkap dan kontak aktif.
7. Cek Ulang Sebelum Kirim
Salah ketik, lupa sebut nama, atau salah tulis tanggal bisa membuat kesan kurang siap. Baca ulang sebelum klik kirim.
Contoh Balasan Email Interview
Berikut dua contoh email balasan interview yang bisa kamu pakai langsung.
Contoh 1 – Konfirmasi Jadwal Interview
Yth. Bapak/Ibu [Nama HR]
Terima kasih atas undangan interview untuk posisi Social Media Specialist di PT Gethired
Saya mengonfirmasi bahwa saya tersedia untuk mengikuti interview pada:
Hari Selasa 4 Juni 2025
Pukul 10.00 WIB
Platform Zoom
Saya sangat menantikan kesempatan untuk berdiskusi lebih lanjut mengenai posisi ini
Salam hormat
Amanda Rahma
0812-xxxx-xxxx
linkedin.com/in/amandarahma
Contoh 2 – Tidak Bisa Hadir dan Ajukan Jadwal Baru
Yth. Bapak/Ibu [Nama HR]
Terima kasih atas undangan interview untuk posisi Business Development Associate di PT Gethired
Mohon maaf, saya belum bisa hadir pada jadwal yang ditentukan yaitu Kamis 6 Juni 2025 pukul 13.00 WIB.
Apakah memungkinkan jika interview dijadwalkan ulang pada
– Jumat 7 Juni 2025 pukul 09.00 WIB
– atau Senin 10 Juni 2025 pukul 10.00 WIB
Saya tetap sangat antusias untuk mengikuti proses interview ini. Terima kasih atas pengertiannya
Salam hormat
Rangga Mahesa
0857-xxxx-xxxx
linkedin.com/in/ranggamahesa
Kesimpulan
Balasan email interview bukan sekadar formalitas. Ini adalah kesempatan untuk menunjukkan kesiapan dan komunikasi yang baik. Dengan mengikuti 7 cara di atas dan menggunakan contoh email yang rapi, kamu bisa membuat kesan yang positif bahkan sebelum interview dimulai.
Ingin tampil makin siap saat rekrutmen? Coba fitur CV Builder dan Career Tools dari Gethired. Biar kamu nggak cuma dipanggil, tapi juga diterima.